Fördelarna med processanalys är många och det finns exempel på lyckade implementationer från en mängd olika branscher och processer. Det kan därför vara svårt att skaffa en uppfattning om vilka förutsättningar som krävs för att kunna skapa ett riktigt starkt business case. Här försöker vi guida er igenom den här snårskogen genom att gå igenom de gemensamma nämnarna för ett lyckat processanalysprojekt. Om din process uppfyller samtliga dessa har du troligen ett utmärkt läge att uppnå förbättringar och skapa värde med hjälp av processanalys.

Läs också: Vad är process intelligence

 

Digitalisering

Processanalys är
en datadriven metodik, så en central förutsättning är såklart att vi har tillgång till data för den aktuella processen. Det innebär att processen bör vara åtminstone delvis digitaliserad, i bemärkelsen att den utförs med stöd av IT-system. Det är dock inget krav att hela processen ska vara digitaliserad eller att all data måste vara tillgänglig från starten. Ofta börjar man med en grov översikt baserat på exempelvis ett ERP-system, vilket hjälper till att ringa in eventuella problemområden. När man förstår var problemen finns kan man gräva djupare och komplettera analysen med data och händelser från eventuella kringsystem som används för den specifika delen av processen.

 

Transaktionsvolym

Desto fler transaktioner (ordrar, ärenden, leveranser etc) som genomförs, desto svårare blir det att överblicka processen manuellt. Processanalys blir då ett bra verktyg för att få översikt och kunna särskilja de centrala dragen i processen – se skogen för alla träd, så att säga. En hög transaktionsvolym bidrar även till precision i själva analysen då den hjälper oss att dra säkrare slutsatser om avvikelser och samband. Desto fler fall vi kan analysera, desto säkrare blir rekommendationerna och bedömningen av konsekvenserna.

 

Decentralisering

Så länge hela processen utspelar sig i ett och samma rum har vi ganska goda möjligheter att överblicka vad som händer och få god förståelse helt enkelt genom att observera flödet med våra egna ögon. Har vi exempelvis en enda fysisk fabrik kan vi följa tillverkningsprocessen från start till mål på plats och även kvalitativt förstå eventuella brister. Men så fort processen börjar fördelas på fler enheter över tid och rum, exempelvis genom att beställningar och andra kringprocesser sköts från kontoret, uppstår luckor som är svåra att övervaka. Problemet blir exponentiellt större ju fler anläggningar och personer som är involverade i processen, speciellt när dessa befinner sig i olika delar av världen. Processanalys blir då ett utmärkt stöd för att kunna jämföra olika utföranden, upptäcka mindre lyckade överlämningar och stötta i definitionen av best practice.

 

Värde

För att kunna motivera en insats i tid och pengar är det såklart viktigt att den process vi tänker analysera och förbättra faktiskt har värde för verksamheten. Det är sällan ett teoretiskt problem då man inte hade brytt sig om att implementera en process som uppfyller de tidigare kraven utan att den var viktig för verksamheten, men det kan däremot bli ett praktiskt problem om det värdet är svårt att uttrycka monetärt. Exempel kan vara besökarnas aktiviteter på en hemsida. Sidan i sig är viktig för marknadsföringen och försäljningen, men det är svårt att koppla ett visst besök till en viss försäljning. Om verksamheten saknar en metod för att räkna på det värdet blir det också svårt att ställa värdet av en förbättring i proportion till kostnaden för analysen och åtgärden.

 

Närhet till beslut

Sist men absolut inte minst – för att kunna realisera värdet av en insikt så måste den resultera i faktisk förändring. Det är lättare sagt än gjort i en del processer som är relativt låsta, exempelvis storskaliga produktionslinor. Ett stålverk är exempelvis extremt kostsamt att bygga om, så det krävs en enorm förbättringspotential i produktionsprocessen för att motivera insatsen. En serviceprocess där utföraren själv kan påverka mycket av utförandet kan däremot i många lägen ändras utan några direkta kostnader alls. I det läget räcker det men en ganska liten förbättringspotential för att ändå ge god avkastning. Finns det dessutom redan en plan eller process för att genomföra förändringar så är mycket vunnet genom att organisationen redan har utrymme och en metod för att sjösätta förbättringarna. Dessa faktorer gör tillsammans att man kan skörda frukterna av processanalys både snabbare och billigare.

 

Om er process uppfyller kriterierna ovan törs vi nästan lova att ni har mycket att vinna på att arbeta med processanlys. Kontakta gärna oss för en avstämning så rätar vi ut de sista frågetecknen tillsammans!